Proyecto labor social

El siguiente proyecto mostrara las necesidades y los objetivos que tiene la gestión documental en el mundo laborar, en las grandes y pequeñas empresas. Mostrando la importancia de siempre tener claro la importancia de estos diversos documentos en las empresas y entidades donde se maneja grandes cantidades de documentos y también destacando los puestos laborales que la gestión documental ofrece.

 

La gestión documental o el solo organizar los documentos nació de la necesidad de tener un control de estos. Empezando hace mucho tiempo en piedras y papiros hasta hoy en día tener todo en la nube. Por mucho tiempo los documentos los archivaban en grandes estanterías teniendo muchas veces hasta bodegas llenas de estos, hoy en día eso ha cambiado todos esos documentos que estaban en archivadores los pasaron a las computadoras y ahora es mas fácil encontrar estos y organizarlos según sus necesidades.

El proceso de optimización de archivos físicos y electrónicos de una empresa le ayuda a ahorrar tiempo y costos, es por ello que la importancia de la gestión documental es tan notoria en diversos espacios. De igual manera, se conserva de manera óptima y relevante los archivos para que se mantengan intactos con el tiempo. Los objetivos de este tipo de procesos se enmarcan en la exigencia y necesidad de mantener un estado de eficacia. Sin embargo, existen otros propósitos que muestran lo indispensable que puede ser el trabajo documental en los puntos de control de calidad. 

Su objetivo principal es cubrir la necesidad de orden de grandes cantidades de documentos pero tiene otros objetivos como:

• Crear políticas a través de instrumentos archivísticos que permiten el buen desarrollo de un sistema de gestión documental, desde la planeación hasta su disposición final.

• Conocer e identificar el estado de los archivos y los procesos de gestión documental en la compañía, con el fin de establecer las necesidades y desarrollar planes de trabajo para el cumplimiento de los objetivos.

• Fortalecer la administración de los documentos físicos y electrónicos, respaldando la integridad, protección y acceso oportuno a la información.

• Centralizar operaciones de gestión documental generando reducción de costos, espacios, recurso humano y pérdida de la información.

• Normalizar, sistematizar, digitalizar y organizar archivos, permitiendo establecer una relevancia documental y generando un avance en cuanto al manejo de los tiempos.

• Organizar jerárquicamente los sistemas de administración documental, alcanzando una correcta categorización tanto de manera ascendente o descendente de los archivos, lo que hace que la matriz de búsqueda sea más óptima. Esto le ayuda al usuario a identificar los registros y la información de manera más eficiente.

 

En conclusión las razones por las que surgió la gestión documental fue la necesidad de un orden especifico en los documentos a lo largo de la historia mejorando el método pero siempre teniendo claro que los documentos tiene una parte muy importante en las empresas y entidades que manejan grandes cantidades de estos.

Los objetivos de este siempre fueron claros y son mayormente la organización por  el tiempo de uso y la importancia de estos en el momento en que los están usando para así tener un acceso a estos mas fácil y simple.